Versie 1.0 d.d. 12/07/2021
Dit document bevat het privacy beleid van Scouting De 4-Ambachtengroep Axel (S4AA). Dit privacy beleid is opgesteld in het kader van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van kracht is.
S4AA gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen onze leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden met dit privacy beleid graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.
Privacy statement en privacy beleid Scouting Nederland
S4AA gaat bewust om met persoonsgegevens. Het privacy beleid van Scouting Nederland vormt de basis voor dit privacy beleid. Voor een algemene toelichting hoe S4AA omgaat met persoonsgegevens verwijzen wij naar het privacy statement van Scouting Nederland. Hierin wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland, dat door ons gebruikt wordt voor de administratie van persoonsgegevens. Het privacy statement en privacy beleid van Scouting Nederland zijn terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Van wie verwerkt S4AA persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
Dit document beschrijft met name hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van jeugdleden en vrijwilligers van S4AA.
Doel van het gebruik van persoonsgegevens
S4AA gebruikt persoonsgegevens voor de organisatie en uitvoering van activiteiten, ledenadministratie, contributieheffing en communicatie met de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden. Basisgegevens zoals naam en e-mailadres van oud-leden worden bewaard. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het organiseren van een reünie.
Lidmaatschapsregistratie
Wanneer iemand lid wil worden van S4AA vult hij/zij een inschrijfformulier in, of in geval het een minderjarig lid betreft, vullen de ouders/verzorgers dit in. De gegevens van dit formulier worden verwerkt in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Daarna worden de inschrijfformulieren vernietigd.
Inzage en mogelijkheid tot wijzigen gegevens
Leden hebben inzage in de eigen persoonsgegevens in Scouts Online (SOL) op sol.scouting.nl. Iedereen die actief lid is van Scouting Nederland kan een account krijgen voor SOL en zo zijn/haar eigen gegevens inzien en wijzigen.
In Scouts Online kunnen binnen een speltak leden en (bege)leiding de algemene persoonsgegevens van elkaar inzien. Indien een lid of (bege)leiding dit niet wenselijk vindt, heeft deze binnen SOL de mogelijkheid om de eigen gegevens op verborgen te zetten. Als dit gedaan wordt, zijn deze persoonsgegevens enkel nog inzichtelijk voor de teamleider van de speltak en de gegevensbeheerder(s) (ledenadministratie).
In Scouts Online kunnen verder bestuursleden welke persoonsgegevens functioneel nodig hebben (secretaris, penningmeester en ledenadministratie) de persoonsgegevens van een lid inzien. Zij kunnen deze persoonsgegevens ook inzien indien een lid deze verborgen heeft.
Inschrijfformulier zomerkamp inclusief gezondheidsgegevens
Een ongeluk zit in een klein hoekje en het kan soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Daarom zijn wij van mening dat het noodzakelijk is dat de directe (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij o.a. aan (voedsel)allergieën of medicijngebruik (bijzondere persoonsgegevens).
Om over de juiste informatie te beschikken tijdens het jaarlijkse zomerkamp en gedurende het seizoen dat daarop volgt, wordt gebruik gemaakt van een inschrijfformulier voor het zomerkamp. S4AA hanteert een standaard inschrijfformulier, welke door alle speltakken gebruikt wordt. Dit formulier dient jaarlijks opnieuw ingevuld en ondertekend te worden, zodat de gegevens actueel zijn en blijven. Het oude formulier wordt vernietigd na ontvangst van een nieuw formulier. De ouder of wettelijke vertegenwoordiger blijft tussentijds verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de gegevens en geeft relevante wijzigingen door aan de teamleider van de speltak.
De ingeleverde formulieren worden per speltak zoveel mogelijk afgesloten bewaard. Bij activiteiten buiten het eigen terrein worden deze zo zorgvuldig mogelijk bewaard. De informatie uit het formulier wordt niet digitaal geregistreerd. De inschrijfformulieren met de gezondheidsgegevens zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de eigen speltak. Een eventuele uitzondering hierop zijn de gezamenlijke activiteiten. Tijdens deze activiteiten mogen stafleden van de deelnemende speltakken persoonsgegevens van deelnemende leden, gezamenlijk bewaren en kunnen stafleden de gegevens indien nodig inzien.
Wanneer een lid overvliegt naar een volgende speltak, zal het betreffende formulier fysiek overgedragen worden naar de volgende speltak.
Eigen lijsten
Het gebruik van eigen ledenlijsten door (bege)leiding zal tot een minimum beperkt worden. In het kader van de brandveiligheid worden tijdens de draaidagen aanwezigheidslijsten ingevuld.
Verder worden er registraties bijgehouden i.h.k.v. verkoopacties, zoals bijvoorbeeld van de Scouting Loterij.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie uit te voeren stuurt de penningmeester een e-mail naar alle leden met het verzoek de contributie te betalen op de bankrekening van S4AA. Alleen de penningmeester van S4AA heeft inzicht in de financiële gegevens in SOL. De penningmeester houdt in een beveiligd Excel bestand bij welke leden de contributie betaald hebben.
Wanneer een lid zich uitschrijft bij S4AA zal de penningmeester dit noteren in het Excel bestand. Dit bestand wordt de rest van het jaar bewaard. De gegevens van het uitgeschreven lid worden niet meer weergegeven in het contributie bestand voor het volgende jaar omdat het lid niet meer voorkomt in de financiële gegevens van SOL, waarvan het contributie bestand een download is.
Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)
S4AA vereist van iedereen die vrijwilliger wil worden bij S4AA een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze worden voor alle (aspirant-)vrijwilligers aangevraagd. Zodra de VOG toegekend is, wordt deze ingeleverd bij de ledenadministratie. De ledenadministratie verwerkt de ontvangst in SOL en bewaart de ontvangen VOG’s op een afgesloten plaats.
Indien een vrijwilliger stopt en deze persoon wordt uitgeschreven als lid bij S4AA wordt zijn/haar VOG binnen 2 maanden na uitschrijving vernietigd.
Website en webwinkel van S4AA
Op www.scoutingaxel.nl worden enkel (php) sessie cookies gebruikt voor het functioneren van de website. Hiervoor is geen melding op de website nodig.
Na inloggen (via Facebook) in WordPress (backend) wordt er nog een WP-sessie cookie geplaatst. Deze wordt ook gebruikt om te reageren onder een artikel op de website. Ook hiervoor is een melding (cookie statement) niet verplicht.
Er worden geen persoonsgegevens van jeugdleden opgeslagen op de website van S4AA, m.u.v. beeldmateriaal.
Social media
S4AA maakt gebruik van verschillende social media. Facebook en Instagram worden voornamelijk gebruikt ter promotie en als herinnering. Er wordt enkel beeldmateriaal gedeeld. Leden en/of hun ouders/verzorgers beslissen zelf of ze lid worden en/of ons volgen.
Communicatie met leden, ouders/verzorgers
De speltakken gebruiken verschillende communicatiemiddelen om met de leden en hun ouders/verzorgers te communiceren. Het gaat in het algemeen om het delen van informatie over draaidagen en kampen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van email en WhatsApp.
Beeldmateriaal
S4AA maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten o.a. ten behoeve van de promotie van S4AA en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie* wordt via het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd voor het maken of voor het openbaar maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken, echter is het niet mogelijk om per direct al het beeldmateriaal te verwijderen (bijvoorbeeld een bestaande flyer) Het verzoek tot intrekken van toestemming gebruik van beeldmateriaal dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (info@scoutingaxel.nl). De administratie van deze toestemming wordt bijgehouden in SOL.
Delen en verwerking van persoonsgegevens buiten S4AA
S4AA deelt in principe geen persoonsgegevens met organisaties buiten Scouting Nederland, scouting regio Zeeland en buitenlandse scouting organisaties. Indien het noodzakelijk is dat S4AA persoonsgegevens met een externe organisatie deelt ten behoeve van een te leveren dienst aan S4AA, zal het gebruik van deze persoonsgegevens door deze organisatie worden vastgelegd middels de ‘voorbeeldovereenkomst voor het delen van persoonsgegevens’ van Scouting Nederland waarin onder andere wordt vastgelegd dat deze persoonsgegevens na gebruik geretourneerd of vernietigd worden.
Geheimhouding
Personen die toestemming hebben om persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en te raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp, maar ook bij het huren van een kampterrein of inschrijven voor regionale activiteiten. Uitgangspunt is dat S4AA steeds kritisch zal afwegen of informatie gedeeld kan worden.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, dienen leden, vrijwilligers en (bege)leiding dit te melden bij het bestuur van S4AA. Vervolgens wordt dit door het bestuur van S4AA gemeld bij Scouting Nederland zoals beschreven in het ‘protocol datalekken verwerkers’. Scouting Nederland zal vervolgens bepalen of het daadwerkelijk een datalek betreft en indien nodig er een melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd, zal dit zo snel mogelijk gedaan worden door het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) dient altijd te worden ingediend bij de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Dit team draagt zorg voor de afhandeling van het verzoek en betrekt en ondersteund daarbij de organisatieonderdelen waar de persoon verder toe behoort, zoals S4AA, bij de uitvoering van het verzoek. Het doen van een beroep op het recht op vergetelheid heeft de consequentie dat het lid wordt uitgeschreven bij S4AA en Scouting Nederland aangezien de gegevens van het lid nodig zijn voor de uitvoering van activiteiten.
Vaststelling en wijziging van het privacy beleid
Het privacy beleid van S4AA wordt vastgesteld door de Groepsraad. Eventuele wijzigingen in het privacy beleid zullen steeds door de Groepsraad worden vastgesteld alvorens deze van kracht zijn.
Communicatie omtrent privacy beleid
Het privacy beleid van S4AA is terug te vinden via www.scoutingaxel.nl en op te vragen via het bestuur via info@scoutingaxel.nl. Ook zullen alle leden na vaststelling van (wijzigingen in) het privacy beleid hiervan via e-mail op de hoogte worden gesteld.
Vragen of opmerkingen
Vragen of opmerkingen over dit privacy beleid kunnen gesteld worden aan het bestuur van S4AA via info@scoutingaxel.nl
*In januari 2022 ontvangen alle (aspirant) leden het nieuwe inschrijfformulier waarbij zij expliciet toestemming moeten geven voor het delen van beeldmateriaal.
